Decreto de Normatização dos Documentos Oficiais

que a uniformização documental reforça a segurança jurídica e a rastreabilidade dos atos públicos;

que o Cartório Nacional e Biblioteca Nacional é o órgão competente para registro, depósito legal e publicidade oficial;

que a verificação de autenticidade por código e assento reduz fraudes e facilita auditorias;

que a padronização de selo, assinatura e numeração previne divergências entre versões e cópias;

Ficam estabelecidos, por este Decreto, os padrões obrigatórios para emissão, forma, registro, publicação e verificação dos Documentos Oficiais da República Popular da Bugolavia, no âmbito do Governo Popular e dos órgãos subordinados, bem como das entidades cujo ato dependa de registro público.

Para os fins deste Decreto, consideram-se Documentos Oficiais aqueles que contenham manifestação formal de vontade administrativa, normativa, registral ou certificadora, incluindo, no mínimo:

• I — decretos, leis, portarias, resoluções, instruções e regulamentos;
• II — certidões, registros, assentos, termos de homologação e autorizações;
• III — comunicados oficiais, editais, notificações, despachos e atos de chancela;
• IV — documentos de pessoa social: atribuição e alterações do NPS, averbações e baixa.

Todo Documento Oficial deverá conter, de forma clara e verificável:

• I — identificação do ente emissor (República Popular da Bugolavia / órgão competente);
• II — título do documento e espécie (Lei, Decreto, Certidão, Portaria, etc.);
• III — numeração sequencial, ano e código interno do órgão, quando aplicável;
• IV — local de expedição: Dara (Capital), Estado de Dara, ou outra localidade quando expressamente indicada;
• V — data de emissão e, quando couber, data de vigência;
• VI — fundamento (base normativa) e autoridade competente;
• VII — conteúdo integral (ementa, considerandos, artigos e disposições finais);
• VIII — elementos de autenticidade: assinaturas e selos competentes;
• IX — elementos de verificação: código de validação, protocolo e/ou número de assento.

A numeração dos Documentos Oficiais obedecerá a sequência anual por espécie e órgão emissor, contendo, preferencialmente, o formato: [ESPÉCIE]-[ÓRGÃO]-[NÚMERO]/[ANO], sem prejuízo de códigos internos complementares.

Para fins de integridade e arquivamento, os Documentos Oficiais deverão ser emitidos em versão para impressão (preferencialmente PDF), com paginação, identificação no rodapé e preservação do conteúdo integral, vedada a publicação fragmentada ou incompleta.

O Cartório Nacional e Biblioteca Nacional manterá o registro oficial, depósito legal e publicidade dos atos, devendo cada Documento Oficial registrável conter:

• I — número de assento (Livro/Folha), quando aplicável;
• II — protocolo de registro;
• III — código de validação para verificação de autenticidade.

Os selos e carimbos oficiais, quando empregados, deverão ser aplicados como marcas gráficas de autenticação e não substituem a assinatura da autoridade competente, sendo recomendada sua aposição próxima às assinaturas.

Documentos referentes a Pessoas Sociais (atribuição de NPS, alterações e baixa) deverão adotar, adicionalmente, identificação explícita do NPS, número do assento e órgão registrador, sob pena de nulidade registral.

O descumprimento desta norma implicará: (i) devolução para correção; (ii) suspensão de registro/publicação; e (iii) apuração administrativa, quando houver indícios de má-fé, adulteração ou supressão de conteúdo.

Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, devendo os órgãos adequar seus modelos e fluxos no prazo de 30 dias.